Ganz am Ende ein Projekt (nicht) vor die Wand fahren: Einführung betrieblicher Lösungen

“Entscheidend ist auf´m Platz”, so eine Fußball-Weisheit. Und das gilt auch für Projekte und andere Veränderungen: das beste Training (Planung und Konzeption des Projekts) hilft wenig, wenn es im Spiel (Nutzung des Projektergebnisses im Tagesgeschäft) nicht läuft. Daher kommt der Einführung der Lösung besondere Bedeutung zu: das Projektergebnis wird (hoffentlich erfolgreich) in die Linie, in das Tagesgeschäft übergeben.

Die vier wichtigsten Tipps sind: Akzeptanz von Lösungen sicherstellen, Einführung vorbereiten, Grundsätze der Einführung beachten, Übergabe in den Tagesbetrieb sicherstellen. Los geht´s.

Akzeptanz von Lösungen sicherstellen

Die wirksamsten Wege, um Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen, haben wir uns schon in Artikel 1 unter dem Begriff Change Management angeschaut. Maßnahmen, die dazu beitragen, dass neue Lösungen auch akzep­tiert und getragen werden, werden auch als Projektmarketing bezeichnet.

Zu den Maßnahmen (auch schon im Laufe des Projekts) gehören:

• Beteiligung der Betroffenen (Stakeholder)
• laufende Information der Betroffenen über die Ziele des Vorhabens und über den Projektfortschritt
• Berücksichtigung der Ziele der Betroffenen
• adressatengerechte Argumentation
• Gewinnen von Sponsoren
• Selbstverständnis des Projektverantwortlichen/Projektleiters als „Berater“ (Inhouse-Consultant)
• gut vorbereitete Einführungen.

Vorbereitung der Einführung

Bei der Planung der Einführung ist zu bestimmen, welchen Adressaten welche Sachverhalte ver­mittelt werden müssen. Je mehr ein Adressat von der Lösung betroffen ist (besser “beteiligt” ist), desto mehr Informationen benötigt er.

Die Einführung sollte möglichst nicht nur auf dem schriftlichen Weg stattfinden. Eine mündliche und schriftliche Einführung ist in den meisten Fällen angesagt.

Bei einer kleineren Einführung können die Mitarbeiter aus dem Projekt diese ggf. selbst übernehmen. Bei einer großen Anzahl Betroffe­ner kann es sinnvoll sein, Schulungsspezialisten oder Koordinatoren als Multiplikatoren einzusetzen. Multiplikatoren müssen darauf gründ­lich vorbereitet werden.

Abhängig vom Einführungsrisiko und von den Kosten ist zu entscheiden, ob schlagartig, stufenweise oder parallellaufend eingeführt wird.

• Eine schlagartige Einführung birgt zwar das größte Risiko, führt aber in aller Regel zu weniger Übergangslösungen.
• Eine stufenweise Einführung liegt vor, wenn Teillösungen nacheinander eingeführt werden oder wenn verschiedene Organisationseinheiten nicht gleichzeitig umgestellt werden.
• Das mit Abstand sicherste, aber auch aufwendigste Einführungsverfahren ist der Par­allellauf.

Grundsätze der Einführung

Wichtige Hinweise, die bei der Durch­führung einer Einführung zu beachten sind, lauten:

• Mitarbeiter nicht überfordern, indem zu viel auf einmal eingeführt würde oder indem die subjektive Belastung außer Acht gelassen würde
• persönliche Betreuung vor Ort, um die Motivation für die neue Lö­sung zu erhalten oder zu gewinnen
• für Rückfragen eine Hotline einrichten, die bei Bedarf ins Tagesgeschäft übernommen werden kann
• alte Regelungen aktualisieren, damit nicht auf veraltete Anweisungen zurückgegriffen wird
• Stabilisieren der Lösung, indem Störungen beseitigt und Mängel behoben werden.

Übergabe in den Tagesbetrieb

Die Einführungsphase ist abgeschlossen, wenn der Nachweis erbracht wurde, dass die Lösung betriebsfertig ist. Ergänzungs- und Anpassungswünsche stehen einer Nutzungsfrei­gabe nicht im Weg. Es sollte eine formelle Übergabe stattfinden, die gleichzeitig das Ende des (Teil-)Projektes bedeutet.

Und damit enden 14 Artikel (plus der einleitende Artikel) – kurze, knackige Impulse aus einem Sachbuch (Links zu allen Artikeln findest Du unten). Wir haben es geschafft: 450 Seiten kompakt zusammengefasst. Nicht jeder Aspekt konnte gewürdigt, nicht jeder Tipp gegeben werden. Aber dafür gibt es das Buch Organisation und Business Analysis (als Hardcopy, E-Book oder Bundle) – zum Nachlesen und insbesondere zum Vertiefen.
Die praktische Anwendung und noch mehr Tipps & Tricks bekommst Du in unseren Trainings.

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Rückblick auf die bisherigen Artikel

Wir starten mit einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“
#1 fasst das Kapitel „Grundlagen“ zusammen.
#2 erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
#3 betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
#4 befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
In #5 geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
#6 trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
#7 widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?
#8 dreht sich um Anforderungsermittlung: Wie lassen sich aus den Ergebnissen der vorhergehenden Schritte Anforderungen ableiten?
In #9 haben wir gesehen, wie Lösungsentwürfe aus Anforderungen entwickelt werden.
In #10 geht es um Entscheidungsfindung.
#11 beschäftigt sich mit Aufbauorganisation.
In #12 haben wir uns Prozessorganisation/Prozessmanagement angeschaut.
In #13 geht es um Techniken des Projektmanagements.