Organisieren ist das halbe Leben: 5 Aspekte für dein Organisieren (Teil 1 zu „Orga und Business Analysis“)

Jeder von uns hat mehr als genug zu tun – beruflich und privat. Daher: Organisieren ist das halbe Leben. 5 Aspekte machen dein Organisieren einfacher – gerade im beruflichen Alltag.

Serie von Blog-Artikeln

In einer Serie schauen wir uns Kernaussagen eines Sachbuchs an, frei nach dem Motto „450 Seiten in 15 min“ (vgl. den einleitenden Artikel).
Dieser Artikel fasst Kapitel 1 „Grundlagen“ des Buches „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ zusammen. Los geht´s.

Warum Organisieren?

Spätestens wenn zwei Personen zusammenarbeiten (sollen), ist Organisation sinnvoll, damit diese Zusammenarbeit funktioniert. Je mehr Inhalte/Personen, desto notwendiger erscheint ein gutes Organisieren.
Wir schauen uns fünf Aspekte an:

• Organisieren = Gestalten der Elemente
• Organisieren = Gestalten der Beziehungen
• Organisieren = Gestalten der Dimensionen
• Organisieren = systematisch gestalten
• Organisieren = Change Management beachten

Organisieren = Gestalten der Elemente

Organisieren heißt regeln oder gestalten. Im Kern geht es um zielorientierte Regelungen zur Erledigung von Aufgaben durch Menschen, Maschinen oder IT-Systeme.

Die vier Elemente der organisatorischen Gestaltung sind

• Aufgaben: Was ist zu tun?
• Aufgabenträger: Wer ist zuständig?
• Sachmittel: Was macht/unterstützt die Technik?
• Information: Was muss wer wissen?

Das Kernelement der Organisation ist die Aufgabe. Wenn es keine Aufgabe gibt, sind auch alle übrigen Elemente entbehr­lich.
So wird beispielsweise die Aufgabe „Blogartikel schreiben“ durch den Autor als Aufgabenträger durchgeführt. Als Sachmittel kommt WordPress zum Einsatz. Die Informationen werden aus dem angeführten Buch entnommen.

Organisieren = Gestalten der Beziehungen

Die vier Elemente (Aufgabe, aufgabenträger, sachmittel, Information) werden durch die beiden Beziehungen Aufbauorganisation und Prozessorganisation verknüpft.
So werden z. B. Aufgaben in Stellen oder Rollen gebündelt und damit aufbauorganisatorisch dargestellt: Vertriebsaufgaben werden beispielsweise der Stelle Außendienstmitarbeiter zugeordnet.

Die Prozessorganisation verknüpft Aufgaben, indem sie die zeitlich-logische Abfolge der Aufgaben regelt: ein Blogartikel muss erst geschrieben werden, bevor er veröffentlicht werden kann.

Organisieren = Gestalten der Dimensionen

Zeit, Raum und Menge werden als organisatorische Dimensionen bezeichnet, die die Elemente und Beziehungen ergänzen.
Aufbauorganisatorisch wird z. B. festgelegt, wieviel Platz (Raum) einem Stelleninhaber zugemessen wird (wie groß soll das Büro sein) und welche Menge von Aufgabenträgern für bestimmte Aufgaben be­nötigt werden (wie viele Außendienstmitarbeiter braucht das Unternehmen).
Die Prozessorganisation regelt logisch-zeitliche Folgen (in welcher Reihenfolge sollen die Aufgaben erledigt werden), Raum (wo wird die Aufgabe erledigt) und Menge (z. B. Größe von Bearbeitungsstapeln) .

Organisieren = systematisch gestalten

Um Elemente, Beziehungen und Dimensionen „in den Griff zu bekommen“, also gut zu organisieren, sollte der Organisator/Analyst/Projektleiter

• systematisch vorgehen: eine Methode anwenden
• Projektmanagement betreiben (u. a. klären, wer am Projekt/Vorhaben mitarbeitet)
• geeignete Werkzeuge einsetzen: Techniken/Tools verwenden
• die betroffenen und beteiligten Menschen angemessen berücksichtigen: Change Management beachten.

Die ersten drei Punkte sehen wir uns in weiteren Blog-Artikeln genauer an.
An dieser Stelle gehen wir auf den vierten Punkt ein: Change Management.

Organisieren = Change Management beachten

Menschen sind Beteiligte und Betroffene betrieblicher Vorhaben. Es genügt nor­malerweise nicht, einfach in der Sache gute Lösungen zu erarbeiten (zum Beispiel einen Geschäftsprozess zu optimieren). Ob eine Lösung gut oder schlecht ist, hängt ganz entscheidend auch von der Wahrnehmung der jewei­ligen Menschen ab. Bedenken oder sogar Widerstände können entstehen.

Diese Widerstände resultieren u. a. daraus, dass im Allgemeinen Neuerungen abwartend, manchmal sogar feind­lich begegnet wird. Veränderungen können als Kritik am Hergebrachten empfunden werden. Entscheider und Betroffene stehen Neuerungen oft ab­lehnend gegenüber, weil die Kosten bzw. der Aufwand offensichtlich sind, der Nutzen jedoch vielfach nur schwer zu messen ist. „Was bringt die Einführung des neuen IT-Systems uns tatsächlich, außer zusätzliche Arbeit?!“, solche oder so ähnliche Stimmen werden laut.

Widerstände gegen organisatorische Neuerungen können verringert oder beseitigt werden, indem die Betroffenen beteiligt, alle Betroffe­nen möglichst persönlich und offen informiert und Einführungen gründlich vorbereitet werden. Die eigene Arbeit als Organisator/Business-Analyst/Projektleiter muss – auch gegenüber der Hierarchie – verkauft werden. Dem Betroffenen muss der persönliche Nutzen besonders bewusstgemacht werden.

Soweit die 5 Aspekte zu „Organisieren ist das halbe Leben“.

Ausblick

Praxisgerechtes Anwenden der Inhalte erlebst Du einem ibo-Training zu Organisationsentwicklung oder Business-Analyse.

In den nächsten Artikeln widmen wir uns den weiteren Buchkapiteln, zunächst den Methoden (also dem systematischen Arbeiten), Systemdenken, Projektmanagement und dann mehrere Artikel zu Techniken und Tools.
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