Organigramm – In welchem Kästchen sitzt Du?

Wahrscheinlich jeder von uns weiß, welchem Team/welcher Abteilung er oder sie angehört. Ein Organigramm als Darstellung der Aufbauorganisation hat wahrscheinlich auch jeder gesehen. Aber welche weiteren Aspekte sind wichtig? Alles Wichtige gibt es in diesem Blink.

Blinks sind kompakte Zusammenfassungen eines Fachbuchs. Dieser Artikel ist Blink Nr. 11 zum Buch Organisation und Business Analysis. Die ersten zehn Blinks sind am Ende dieses Artikels verlinkt.

Aufbauorganisatorische Regelungen setzen Aufgaben voraus. Aufgaben werden auf Stellen und Rollen übertragen. Diese werden durch Weisungsbeziehungen (Leitungsbeziehungen) miteinander verbunden. Die Ergebnisse können durch entsprechende Dokumentationstechniken abgebildet werden:

• Stellenbeschreibung
• Rollenbeschreibung
• Verzeichnisse, Organisationsanweisungen
• Organigramm
• Funktionendiagramm
• Kreis- und Rollenstruktur
• Anforderungsprofil

Im folgenden gibt es die wichtigsten Infos textlich. Die passenden Abbildungen stellt der Verlag zur Verfügung: auf dieser Seite ab Abb. 11.01.

Stellenbeschreibung

In Stellenbeschreibungen werden die Einordnung von Stellen, Aufgaben und Kompetenzen des Stelleninhabers sowie die Anforderungen an den Stelleninhaber festgehalten. Sie sichern klare Zuständigkeiten, Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzen, erleichtern Zusammenarbeit, berufliche Förderung und Beurteilung der Stelleninhaber.

In Stellenbeschreibungen können nur vorhersehbare Aufgaben beschrieben werden. Der Anteil vorhersehbarer Aufgaben nimmt generell mit steigender Hierarchieebene und mit zunehmender Qualifizierung der Mitarbeiter ab.

Rollenbeschreibung

Sind gleichförmige, wiederkehrende Aufgaben nicht oder kaum vorhanden, stoßen Stellenbeschreibungen an ihre Grenzen. Dies gilt insbesondere in agilen, selbstorganisierten Unternehmen. Sie setzen häufig Rollenbeschreibungen ein, die flexibler und “kleiner geschnitten” sind als Stellenbeschreibungen.

Jede Rolle setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:

• Sinn und Zweck (Purpose) der Rolle: Wofür gibt es diese Rolle, was ist ihre Daseinsberechtigung?
• Domäne, Eigentum, Hoheitsgebiet (Domain): Welche Entscheidungen darf diese Rolle selbstständig treffen (innerhalb definierter Leitplanken, Restriktionen und Rahmenbedingungen)?
• Aufgaben und Zuständigkeiten (Accountabilities): Welche Aktivitäten und Ergebnisse können von dieser Rolle erwartet werden?

Verzeichnisse, Organisationsanweisungen

Verzeichnisse dienen dazu, übergreifend für bestimmte betriebliche Bereiche oder Einheiten beispielsweise die Gesamtheit aller Verfügungsbefugnisse darzustellen. Folgende Arten von Verzeichnissen können eingesetzt werden:

• Befugnisverzeichnisse mit Stellvertretung, Bewilligungen, Unterschriftsbefugnisse
• Sachmittelverzeichnisse
• Kollegienverzeichnisse.

Besonders wichtige Instrumente zur Dokumentation der Aufbauorganisation sind Organisationsanweisungen als verbindliche Vorschriften. Sie enthalten im Wesentlichen:

• Grundsatzentscheidungen zur Geschäftspolitik und daraus resultierende Ausführungsmaßnahmen
• Festlegungen der Organisation des Unternehmens (Aufbauorganisation), seiner Bereiche, Abteilungen (Stellen- und Aufgabenbeschreibungen einschließlich Organigramme)
• Festlegung von Ordnungsbegriffen und Normen
• Festlegung des Informationsinhalts, Informationsflusses und der Berichtstermine.

Organigramm

In einem Organigramm wird die Aufgabenverteilung auf Stellen und die hierarchische Verknüpfung der Stellen abgebildet. Organigramme bilden somit die Leitungsbeziehungen ab.

Werden Stellennummern angegeben, erleichtert dies eine eindeutige Einordnung einer Stelle in die Hierarchie. Oft werden auch die Namen der Stelleninhaber und die Nummern der Kostenstelle mit angegeben.

Zur Darstellung der Hierarchie in einem Organigramm stehen verschiedene Formen zur Verfügung. Am weitesten verbreitet ist eine hierarchische Anordnung, sodass das oberste Leitungsorgan (Vorstand, Geschäftsführung) auch grafisch zuoberst abgebildet wird. Dreiecksförmig verbreitern sich die daraus abgeleiteten Ebenen.

Funktionendiagramm

In einem Funktionendiagramm wird die Zuordnung von Aufgaben auf Stellen abgebildet werden. Typische Inhalte dieser Matrix sind:

• Aufgaben
• an der Aufgabenerfüllung beteiligte Stellen
• Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber
• Mitwirkung verschiedener Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung.

Kreis- und Rollenstruktur

Selbstorganisierte Organisationen gehen davon aus, dass Systeme prinzipiell von innen heraus gesteuert werden können, dass also keine formale Hierarchie von Stellen notwendig ist, um das System zu koordinieren. Rollen und Kreise ersetzen daher hierarchisch geordnete Stellen. Was zu einer Rollenbeschreibung gehört, haben wir uns bereits oben angeschaut.

Rollen werden nicht in einer Gruppe oder Abteilung zusammengefasst, sondern in einem sogenannten Kreis. Kreise entstehen, wenn mehrere Rollen zusammenwirken, um einen gemeinsamen Purpose (Zweck) zu erfüllen. Dieser Zweck muss zum Unternehmenszweck beitragen. Damit gliedert sich die Organisation in einen übergeordneten Superkreis (Unternehmenskreis) und die darin enthaltenen (Sub-)Kreise.

Da ein einzelner Mitarbeiter mehr als eine Rolle einnehmen kann, gehören seine Rollen u. U. zu zwei oder mehr Kreisen. Ein deutlicher Unterschied zur “klassischen” Hierarchie, bei der normalerweise eine Stelle nur zu einer Abteilung gehört.

Anforderungsprofil

Anforderungen an einen Stellen- oder Rolleninhaber können in der entsprechenden Stellenbeschreibung dargestellt werden. Sollen allerdings übergreifende Zusammenhänge sichtbar gemacht werden, bietet sich eine Matrix an. In ihr können die drei Arten von Anforderungen dokumentiert werden:

• Welche Aus- und Weiterbildung soll/muss der Stelleninhaber haben?
• Welche fachspezifische Anforderungen (z. B. Berufsjahre in vergleichbarer Position) muss er erfüllen?
• Welche persönliche Merkmale muss/soll er mitbringen (wie beispielsweise Verhandlungsgeschick)?

So viel zum heutigen Blink. Drei weitere Blinks erscheinen demnächst, zunächst ein Blink zu “Techniken der Prozessorganisation”. Gleich den Blog auf der Startseite abonnieren und automatisch über neue Beiträge informiert werden.

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Rückblick

Nach einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ wird im ersten Blink das erste Kapitel „Grundlagen“ zusammengefasst.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
Das siebte Blink widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?
Das achte Blink dreht sich um Anforderungsermittlung: Wie lassen sich aus den Ergebnissen der vorhergehenden Schritte Anforderungen ableiten?
Im neunten Blink haben wir gesehen, wie Lösungsentwürfe aus Anforderungen entwickelt werden.
Im zehnten Blink ging es um Entscheidungsfindung.