Anforderungsermittlung – Blink 8 zu „Organisation und Business Analysis“

Kompakte Zusammenfassungen eines Sachbuchs – das sind Blinks (vgl. den einleitenden Beitrag). In diesem achten Blink dreht sich alles um Anforderungen.

Anforderungen (Requirements) haben eine große Bedeutung für den Erfolg z. B. eines Projekts. Sie stellen die Bedürfnisse der internen und externen Kunden (Stakeholder) dar. Anforderungen berücksichtigen aber auch einzuhaltende Normen (z. B. Gesetze).

Anforderungen sind damit die gewünschten Leistungen oder Eigenschaften einer Lösung. Dies kann beispielsweise ein IT-System, ein Geschäftsprozess usw. sein. Bei der Weiterentwicklung von Anwendungen kann eine Würdigung des Istzustands dazu beitragen, Anforderungen zu erkennen. Bei Neuentwicklungen müssen die Anforderungen “neu” erhoben oder abgeleitet werden.

Zur Ermittlung der Anforderungen sind die Stakeholder zu identifizieren: Wer ist von der Veränderung betroffen bzw. an ihr beteiligt? Stakeholder-Anforderungen können mit unterschiedlichen Techniken dokumentiert werden. Wahrscheinlich am gebräuchlichsten sind textliche Beschreibungen. Ergänzend sollten auch Grafiken bzw. Modelle genutzt werden.

Zur Anforderungsermittlung können die folgenden Techniken eingesetzt werden, die wir uns jeweils anschauen:

• Erhebungstechniken
• Schnittstellenanalyse
• Reverse Engineering
• Kreativitätstechniken
• Techniken der Würdigung

Danach betrachten wir weitere Aufgaben rund um Anforderungen, die neben der Anforderungsermittlung wichtig sind.

Erhebungstechniken

Techniken zur Ermittlung haben wir uns bereits in Blink 6 angeschaut. Diese können auch genutzt werden, um Anforderungen zu erheben. Besonders leistungsfähig erscheinen Interviews, Workshops, Beobachtungen vor Ort und Dokumentenstudium.

Schnittstellenanalyse

Eine Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen zwei Komponenten. Typische Beispiele sind:

• Benutzerschnittstelle,
• Schnittstelle zu anderen (externen) Systemen; dies können Organisationseinheiten, IT-Anwendungen etc. sein
• Schnittstellen zu technischen Einrichtungen (Maschinen, Computer, Automaten usw.)

Mit der Schnittstellenanalyse lässt sich klären, welche Eingangsgrößen benötigt werden, um bestimmte Ausgangsgrößen (Daten, Produkte, Leistungen) hervorbringen zu können.

Reverse Engineering

Beim Reverse Engineering gibt es bereits eine Lösung, die aber nicht ausreichend gut verstanden wird. Also geht es darum, von den Ergebnissen, die das System produziert, schrittweise auf die beteiligten Systemelemente und die ablaufenden Prozesse zu schließen. Dabei muss das System entweder physisch zerlegt oder gedanklich durchdrungen werden.

Kreativitätstechniken

Kreativitätstechniken eignen sich nicht nur zur Ermittlung von Anforderungen, sondern auch zur Entwicklung von Lösungen. Daher schauen wir sie uns in diesem Zusammenhang an, nämlich im nächsten Blink.

Techniken der Würdigung

Die Würdigung setzt sich wertend mit dem Istzustand auseinander. Sie fragt nach den Stärken und Schwächen einer vorhandenen Lösung. Folgende Techniken würdigen organisatorische Sachverhalte:

• Prüffragenkatalog
• SWOT-Analyse
• Wertanalyse
• Benchmarking
• Problemanalyse
• Ursache-Wirkungs-Diagramm

Ein Prüffragenkatalog lässt sich mit einer Checkliste vergleichen, die z. B. bei einer Auto-Inspektion genutzt wird. Prüffragenkataloge dienen dazu, typische Schwachstellen gezielt zu erkennen und die Anwendbarkeit bekannter Lösungsmöglichkeiten zu prüfen. Gute Prüflisten sind eine wesentliche Hilfe, um Anforderungen zu ermitteln. Ihr Nachteil ist, dass für jeden Problemkreis und für jede Detaillierungsstufe neue Prüffragenkataloge entwickelt werden müssen.

SWOT setzt sich aus den Anfangsbuchstaben folgender Begriffe zusammen (Akronym): Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. In der SWOT-Analyse wird also gezielt nach Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken einer Lösung im Istzustand gesucht. So können Anforderungen an eine neue Lösung abgeleitet werden.

Die Wertanalyse (engl. Value Analysis, Value Engineering) zielt auf die Verbesserung von Produkten oder Prozessen. Alles, was nicht unmittelbar zum Nutzen eines Produkts oder eines Prozesses beiträgt, was also für den Kunden oder Abnehmer keinen Wert bringt, soll eliminiert werden. Dazu gilt es die Hauptfunktionen (wertschöpfenden Funktionen) zu identifizieren und daraus Anforderungen abzuleiten: Was sind die Gründe dafür, dass es dieses Produkt oder diese Leistung gibt?

Um eine Lösung oder ein Ergebnis als gut oder schlecht qualifizieren zu können, sind geeignete Maßstäbe notwendig. Im Benchmarking, dem Vergleich mit dem Besten, steckt man sich sehr hohe Ziele, nämlich mindestens so gut zu sein wie der Beste. Dabei können Produkte, Prozesse, Kosten, Zeit usw. verglichen werden.

Ein Problem ist eine Soll-Ist-Abweichung. Zur Problemanalyse gehören die Problemsuche, -darstellung und -bewertung sowie die Ursachenanalyse und Dokumentation von Problemen. Dazu wird ermittelt, was für eine Abweichung wo, wann und in welchem Umfang auftritt; aber auch, wo sie nicht auftritt, aufgrund einer ähnlichen Situation aber hätte auftreten können. Die Dringlichkeit und Wichtigkeit des Problems, die Entwicklung und die Abhängigkeit von anderen Problemen wird untersucht. Die Ursachenanalyse untersucht die Gründe für das Problem. Aus den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich die richtigen Anforderungen ableiten.

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (engl. Cause and Effect Diagram) wird nach seinem Autor auch als Ishikawa-Diagramm bezeichnet. Es dient dazu, die möglichen Ursachen für ein Problem zu ermitteln und grafisch aufzubereiten. Die möglichen Ursachen werden in Haupt- und Nebenursachen zerlegt und in der Form von Fischgräten dargestellt – daher auch die Bezeichnung Fishbone-Diagram (Fischgräten-Diagramm). Das Problem wird dabei am “Kopf des Fisches” notiert.

Soweit die Techniken zur Ermittlung von Anforderungen. Schauen wir noch kurz auf weitere Aspekte rund um Anforderungen:

• Gewichtung und Priorisierung von Anforderungen,
• Qualitätssicherung,
• Anforderungsmanagement.

Gewichtung und Priorisierung von Anforderungen

Anforderungen haben für die verschiedenen Stakeholder nicht alle die gleiche Bedeutung. Es gibt Anforderungen, die zwingend umgesetzt werden müssen, und andere, bei denen sorgfältig zwischen Aufwand und Nutzen abzuwägen ist. Die Kundenzufriedenheit spielt dabei eine zentrale Rolle.

Eine bewährte Technik ist die Kano-Analyse. Sie setzt auf die Befragung von Kunden, wie sie die Erfüllung beziehungsweise Nicht-Erfüllung von Anforderungen beurteilen. Die positiven, negativen oder neutralen Rückmeldungen geben Hinweise darauf, wie Unzufriedenheit vermieden, Kundenzufriedenheit gefördert und durch Alleinstellungsmerkmale außerordentliche Kundenzufriedenheit geschaffen werden kann.

Qualitätssicherung von Anforderungen

Die sorgfältigste Ermittlung und Dokumentation von Anforderungen schützt nicht davor, dass nicht doch Fehler auftreten. Die Qualitätssicherung soll helfen, diese Fehler aufzudecken und zu beseitigen.

Als Technik kann beispielsweise die Stellungnahme genutzt werden. Bei diesem wenig formalisierter Ansatz gibt der Verfasser die Anforderungen einem (oder mehreren) Dritten zu lesen und bittet um Anmerkungen und Anregungen.

Ein Walkthrough (Durchgehen) kann eine Stellungnahme ergänzen oder ersetzen. Der Autor stellt in einem oder mehreren Terminen die Anforderungen vor und erläutert, welche Aussagen und Gedanken zu diesen Anforderungen geführt haben. Es handelt sich also um eine wenig formalisierte Präsentation, bei der die Teilnehmer direkt Rückmeldung geben.

Eine Inspektion ist ein stärker formalisiertes Verfahren mit den Phasen: Planung (wer nimmt wann teil?), Vorbesprechung (erste Sitzung mit den Inspektoren), individuelle Vorbereitung (die Inspektoren prüfen die Anforderungen), Reviewsitzung (gemeinsames Treffen mit Austausch zu den gefundenen Fehlern), Nachbearbeitung (Korrektur der gefundenen Fehler).

Beim Prototyping wird die Qualität der Anforderungen gesichert, indem umgesetzte (Teil-)Lösungen geprüft werden. Dies kann zum Beispiel eine Bildschirmmaske als Prototyp einer Benutzerschnittstelle sein. Damit können sehr viel konkreter bisher übersehene Anforderungen und nicht geeignete Lösungen erkannt werden.

Anforderungsmanagement

Gerade bei sehr vielen Anforderungen sollten diese systematisch aufbereitet und verwaltet werden. Dazu gehört u. a. die Zuordnung von relevanten Merkmalen (Anforderungsattribute), wie z. B. der zugehörige Stakeholder oder der Status der Anforderung.

Die Erfahrung lehrt, dass sich Anforderungen ändern, beispielsweise durch neue Bedürfnisse der Stakeholder. Im Anforderungsmanagement gilt es zu planen, wie diese Änderungen eingebracht und entschieden werden. Die Spanne reicht von sehr formalen Genehmigungsverfahren bis hin zum schnellen Akzeptieren der Änderung.

Diese Veränderungen sollten dokumentiert werden. Auch die Beziehungen der Anforderungen zu Stakeholdern, zu Zielen und zu anderen Anforderungen gilt es festzuhalten. Damit wird eine Nachvollziehbarkeit (Traceability) der Anforderungen im Zeitablauf möglich.

Fazit

Genauso wie sich dieses Blink im Vergleich zu den anderen Blinks etwas mehr Zeit (bzw. Sätze) nimmt, sollte den Anforderungen im realen Leben/Projekt genügend Zeit gewidmet werden. Aber immer mehr als 15 min 😉

Im nächsten Blink betrachten wir, wie aus Anforderungen Lösungen werden, nämlich mit den Techniken des Lösungsentwurfs. Gleich den Blog abonnieren (auf der Startseite) und automatisch über den nächsten Beitrag informiert werden.

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Rückblick

Nach einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ wird im ersten Blink das erste Kapitel „Grundlagen“ zusammengefasst.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel “Ermittlung leicht gemacht”: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
Das siebte Blink widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?