Cover von "Organisation und Business Analysis"

Analyse – aber richtig. Blink 7 zu „Organisation und Business Analysis“

Analyse wird langläufig als Untersuchung und Bewertung eines Sachverhalts verstanden, zum Beispiel: „Das Problem sollten wir analysieren.“
Wir wollen hier differenzierter vorgehen und Analyse definieren als „die Ordnung des erhobenen Materials“. Wie das „Material“ (Aufgaben, Sachmittel, Informationen usw.) erhoben/ermittelt wird, haben wir uns im letzten Blink angesehen.

Nur wenige Minuten für 450 Buchseiten – das ist der Anspruch von Blinks, also kompakten Zusammenfassungen, wie im einleitenden Artikel beschrieben.
Starten wir durch mit Blink 7 zu Analyse.

Folgende Analysen betrachten wir im Folgenden:

  • Aufgabenanalyse
  • Informationsanalyse
  • Mengenanalyse und Zeitanalyse
  • Vernetztes Denken

Aufgabenanalyse

Ohne zu erledigende Aufgaben gibt es keine Organisation, gibt es kein Unternehmen. Aufgaben sind das „Baumaterial“ aus dem organisatorische „Gebäude“ zusammengesetzt sind.

Die Aufgabenanalyse dient dazu, die Aufgaben zu erkennen, die es zu verteilen bzw. zu erledigen gilt. Dazu können beispielsweise Interviews und Selbstaufschreibung (vgl. Blink 6) als Werkzeuge genutzt werden, indem die Ausführenden ihre Aufgaben benennen oder notieren.

Um eine Aufgabe vollständig zu beschreiben, muss man Angaben über die beiden wesentlichen Merkmale einer Aufgabe machen: Verrichtung (was wird gemacht?) und Objekt (woran wird es gemacht?). So wird beispielsweise aus „ausliefern“ und „Bestellung“ die Aufgabe beschrieben als „Bestellung ausliefern“.

Ergänzend kann analysiert werden, wer (Aufgabenträger) die Aufgabe womit (Sachmittel) wann/wie lange (Zeit) wo (Ort) wie oft (Menge) durchführt. Diese Merkmale beschreiben die Aufgabe allerdings nicht selbst, sondern ergänzen sie als Merkmale der Aufgabenerfüllung.

Informationsanalyse

Im Dienstleistungssektor sind die wesentlichen Aufgaben mit Prozessen der Informationsaufnahme, -verarbeitung, -speicherung und -weiterleitung weitgehend identisch. In anderen – z.B. Güter produzierenden – Unternehmen werden die physischen Prozesse (z. B. Beschaffen, Herstellen, Verkaufen von Gütern) von breiten Informationsströmen begleitet.

Daher besteht Informationsbedarf insbesondere für die zu erledigenden Aufgaben (sachbezogener Bedarf). Auch hier bieten sich beispielsweise Interviews an, um die Beteiligten nach den Informationen zu befragen, die sie benötigen, verarbeiten, weiterleiten.

Mengenanalyse und Zeitanalyse

Mengen werden z. B. für die Stellenbildung benötigt: Wie viele Aufgaben fallen an und wie lange dauern sie? Da die Bearbeitungszeit einer Aufgabe oder die Durchlaufzeit mehrerer Aufgaben schwanken kann (z. B. um einen Auftrag zu erledigen), wird häufig ein Mittelwert errechnet.

Aufgaben fallen typischerweise nicht gleichverteilt an. Einige Aufgaben werden vergleichsweise oft bearbeitet, andere nur selten. Die ABC-Analyse hilft dabei zu strukturieren. Sie wird nach ihrem „Erfinder“ auch Pareto-Analyse genannt. So machen beispielsweise 20 % der Aufgaben 80 % des gesamten Arbeitsaufwandes aus und sind somit A-Aufgaben. B- und C-Aufgaben sind die vielen „kleinen“ bzw. seltenen Aktivitäten (80 %), die wenig Gesamt-Aufwand (20 %) beanspruchen.
Es können auch andere Sachverhalte mit der ABC-Analyse untersucht werden, z. B. Antragsteller und Zahl der Anträge, Aufträge und Auftragswert etc.

Die Zeitanalyse untersucht die zeitliche Entwicklung. So kann beispielsweise dargestellt werden, wie sich die Zahl der Aufträge in den letzten Monaten entwickelt hat.

Vernetztes Denken

Mit dem vernetzten Denken wird versucht, Probleme ganzheitlich darzustellen und zu lösen. Menschen neigen nämlich dazu, komplizierte Zusammenhänge zu vereinfachen.

„Wenn ich einem Kundenberater eine bessere Technik zur Verfügung stelle, dann gewinnt er Zeit für die Beratung!“ Diese Aussage ist zwar prinzipiell richtig. Derartige Vereinfachungen lassen aber beispielsweise außer Betracht, ob die Technik tatsächlich genutzt wird, ob sie überhaupt geeignet ist, ob die Technik nicht neue Aufgaben hervorruft usw. Werden solche Zusammenhänge unzulässig vereinfacht, treten unerwartete (Neben-)Wirkungen auf, die unter Umständen sogar das Gegenteil von dem bewirken, was eigentlich beabsichtigt wurde.

Beim Vernetzten Denken geht man von Zielen oder erwünschten Wirkungen aus (z. B. „mehr Zeit für Kundenberatung“). Es werden dann alle Faktoren ermittelt, die direkt oder indirekt, positiv oder negativ, kurz-, mittel- oder langfristig, stark oder schwach auf das Ziel wirken. Diese Faktoren werden auf Abhängigkeiten untereinander und (positive wie auch negative) Wechselwirkungen zueinander untersucht.

Ausblick

Im nächsten Blink beschäftigen wir uns mit Anforderungen (Requirements). Neben der Anforderungsermittlung betrachten wir dabei, wie Anforderungen analysiert und dokumentiert werden können.

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Rückblick

Nach einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ wird im ersten Blink das erste Kapitel „Grundlagen“ zusammengefasst.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?

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