Techniken des Projektmanagements – Blink 13 zu „Organisation und Business Analysis“

Kurz, knackig, kompakt – so sind Blinks, also Zusammenfassungen eines Sachbuchs. Das Dutzend Blinks haben wir schon voll gemacht zum Buch Organisation und Business Analysis – die bisherigen Blinks sind ganz unten verlinkt.
Welche Themen zu Projektmanagement gehören, haben wir uns schon in Blink 4 angesehen.
In diesem Blink schauen wir uns ausgewählte Managementtechniken an, die bei der Organisation der Projektarbeit helfen:

• Projektprioritäten
• Aufgabenplanung, Projektstrukturplan
• Ressourcenplanung (-schätzung)
• Ablaufplanung mit Balkendiagramm und Netzplantechnik
• Planung und Steuerung in agilen Projekten
• Präsentationstechnik

Projektprioritäten

Normalerweise reichen die personellen und finanziellen Mittel nicht aus, um alle angetragenen Wünsche unmittelbar zu erfüllen. Die Prioritätenplanung soll somit helfen, welche Projekte bei begrenzten Ressourcen überhaupt bearbeitet wer­den müssen und in welcher zeitlichen Folge.

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind die wesentlichen Kriterien zur Bestimmung von Projektprioritäten. Diese Kriterien sollten an alle anstehenden Projekte angelegt werden. Daneben sind weitere Kriterien möglich, wie z. B. Verfügbarkeit von Ressourcen, Belastung der Betroffenen.

Ein pragmatisches Werkzeug ist das Rangziffernverfahren. Das Projekt, das hinsichtlich eines Kriteriums die höchste Priorität hat, erhält die Rangziffer 1, das Projekt mit der zweithöchsten Priorität erhält die Rangziffer 2 usw. Nach diesem Muster werden für alle Kriterien Rang­ziffern vergeben. Diese Rangziffern sind zu addieren. Das Projekt mit der kleinsten Summe erhält die höchste Prioritätsstufe, das mit der zweitkleinsten Summe die zweite Prioritätsstufe usw.

Aufwändiger und inhaltlich breiter aufgestellt, um eine Projektidee zu untersuchen, ist ein Business Case, den wir uns in Blink 5 angeschaut haben.

Aufgabenplanung, Projektstrukturplan

Wird ein Projekt genehmigt, ist dieses zu planen. Dazu gehören mehrere Aspekte: erst wenn bekannt ist, welche Aufgaben (Teilprojekte, Aktivitäten) anstehen, können Aussagen gemacht werden über die benötigten Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmittel, Finanzen), über den Zeitbedarf des Projektes und damit über Termine (Start- und Endtermine), über den Projektablauf und Meilensteine im Ablauf sowie schließlich über die Kosten des Projektes.

Zur Planung der Aufgaben und um daraus einen Projektstrukturplan zu erstellen kann auf die methodischen Hilfen zurückgegriffen werden, die wir uns bereits angschaut haben:

• Projektablauf, der mit seinen Phasen grobe/allgemeine Aufgabenkomplexe beschreibt (vgl. Blink 2),
• Systemdenken, um Aufgaben zu konkretisieren bzw. um Teilprojekte zu ermitteln (vgl. Blink 3)
• Aufga­benanalyse, um Aufgaben möglichst vollständig zu berücksichtigen (vgl. Blink 7).

Ressourcenplanung (-schätzung)

Normalerweise wird in einem Projekt ja Neuland betreten. Daher ist die Ermittlung der notwendigen Ressourcen in der Praxis ein sehr schwieriges Kapitel. Bei der Ressourcenplanung geht es um die (rollende, d. h. wiederholte) Planung von Zeiten und Kosten für die im Projekt zu erledigen­den Aufgaben.

Termine planen zu können, seien es Zwischentermine (Meilensteine) oder Endtermine, setzt die Schätzung des zeitlichen Aufwandes für die zu erledigenden Aufgaben voraus. Ein pragmatisches Werkzeug für die Zeitschätzung ist das Drei-Zeiten-Verfahren: Man addiert die wahrscheinliche Zeitschätzung (multipliziert mit 4) mit einer pessimistischen und einer optimistischen Zeitschätzung. Die Summe wird durch 6 geteilt.

Für die geplanten Aufgaben ist der notwendige Personalbedarf zu ermitteln und die Beschaffung oder die Inanspruchnahme von sonstigen Kapazitäten festzulegen (z. B. IT-Zei­ten, Nutzung externer Beratungsleistungen). Diese Ressourcen werden mit Kostensätzen versehen und zu einer Kostenschätzung/Budget verdichtet, als finanzieller Rahmen für das Projekt oder eine Projektphase.

Ablaufplanung mit Balkendiagramm und Netzplantechnik

Die wohl älteste Technik zur Darstellung von Projektabläufen ist das Balkendiagramm (oder Gantt-Diagramm). Es besteht aus einem zweidimensionalen Koordinatensystem. Horizontal wird übli­cherweise ein Zeitmaßstab eingetragen. Vertikal werden Aufgabenträger oder Sach­mittel dargestellt, um abzubilden, zu welcher Zeit diese Kapazitäten genutzt werden. Alternativ können der Vertikalen auch Aufgaben zugeordnet werden, um dar­zustellen, wie viel Zeit die Erledigung der Aufgaben beansprucht. Diese Technik eignet sich bei kleinen und mittleren Projekten. Ist- und Planwerte können einfach dargestellt und verglichen werden.

Die Netzplantechnik unterstützt die Struktur-, Zeit-, Kosten- und Ka­pazitätsplanung von Projekten. Mithilfe eines Netzplanes kann die Ablaufstruktur eines Projektes grafisch dargestellt werden. Beispielsweise bei einem Vorgangsknoten-Netzplan stellen die Knoten (“Kästchen”) Vorgänge (z. B. Arbeitspakete) dar und die Pfeile verdeutlichen, in welcher Abfolge (mit welchen Folgebe­ziehungen) die Vorgänge zu erledigen sind. Damit können Projektdauer, früheste und späteste Anfangs- und Endtermine, der kritische Weg (wo gibt es keine Zeitreserven?) und die Pufferzeiten ermittelt werden.

Planung und Steuerung in agilen Projekten

Eine (vollständige) Vorabplanung eines Projekts ist nicht sinnvoll, falls davon auszugehen ist, dass sich Ziele, Anforderungen oder Umfeldbedingungen im Laufe des Projektes (erheblich) ändern. Iterative und insbesondere agile Vorgehensmodelle erscheinen dann als die bessere Wahl.

In Blink 2 haben wir schon auf Scrum geschaut, als typischen Vertreter eines agilen Projekts, und auf Kanban-Board als mögliches Tool.

Hier ein Blick oder Blink 😉 auf Burn-down-Chart als Werkzeug, um eine Iteration in einem agilen Projekt zu planen und zu steuern. Angenommen die Iteration dauert 20 Tage, dann plant das Team vorab, wie viel Arbeit in dieser Zeit zu schaffen ist. Umgerechnet wird dabei i. d. R. in sogenannte Story-Points. Täglich wird dann aktualisiert, wie viele Aufgaben (Story-Points) tatsächlich erledigt wurden. Die daraus gewonnenen Erfahrungen (was hat geklappt, was nicht?) fließen in die nächsten Iterationen ein.

Präsentationstechnik

Unabhängig vom gewählten Vorgehen gilt es Zwischen- und Endergebnisse des Projekts den Stakeholdern und Entscheidern zu präsentieren, sei es zur Entscheidungsfindung, zur Information oder zur Meinungsbildung. Präsentationen haben einen Vortragsteil und einen Diskussionsteil, deren Zeitanteil je nach Zweck variiert.

Der Vortragsteil besteht normalerweise aus den vier Themenfeldern Istzustand, Anforderungen/Probleme/Ziele, Lösungsvarianten sowie Bewertung der Varianten. Die Themenfeldern sind ab­hängig vom Zweck und abhängig von den Beteiligten zeitlich unter­schiedlich zu gewichten.

Sowohl für den Vortrags- als auch für den Diskussionsteil gilt, dass eine textliche und bildliche Visualisierung wichtiger Ergebnisse und Aussagen den Präsentierenden und Teilnehmern hilft. Denn eine ansprechen­de optische Aufbereitung fördert die Verständigung und erhöht die Akzeptanz.

So viel zu diesem Blink. Ein letzter Blink verbleibt zur Einführung betrieblicher Lösungen.
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Rückblick

Wir starten mit einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“
Das erste Blink fasst das Kapitel „Grundlagen“ zusammen.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
Das siebte Blink widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?
Das achte Blink dreht sich um Anforderungsermittlung: Wie lassen sich aus den Ergebnissen der vorhergehenden Schritte Anforderungen ableiten?
Im neunten Blink haben wir gesehen, wie Lösungsentwürfe aus Anforderungen entwickelt werden.
Im zehnten Blink geht es um Entscheidungsfindung.
Das elfte Blink beschäftigt sich mit Aufbauorganisation.
Im zwölften Blink haben wir uns Prozessorganisation/Prozessmanagement angeschaut.