Blink 2 zu “Organisation und Business Analysis”: Methoden

Im ersten Blink haben wir die Grundlagen gelegt. Dieses zweite Blink beschäftigt sich mit Kapitel 2 „Methoden“ des Buches „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“.

Projekte sind Vorhaben, die in dieser konkreten Form einmalig sind. In (nahezu) jedem Projekt wird geplant, diese Planung umgesetzt und die umgesetzte Lösung eingeführt (z. B. ein IT-System oder eine organisatorische Veränderung). Auch wenn jedes Projekt inhaltlich anders ist, sollte “das Rad nicht neu erfunden werden”. Daher bietet Methoden Hilfen für die zielführende und wirtschaftliche Abwicklung von Projekten. Eine Methode bietet nämlich ein Ablaufmodell für ein standardisiertes Vorgehen.

Eine Sortierung der Methoden können folgende Kategorien bieten:

• Planbasierte Methoden
• Iterative Methoden
• Agile Methoden
• Weitere Methoden

Planbasierte Methoden

Die wahrscheinlich bekannteste Methode ist das Wasserfallmodell. Sie setzt auf ein planbasiertes Vorgehen: das gesamte Vorhaben wird umfangreich und detailliert geplant vor der eigentlichen Umsetzung der Maßnahmen und Einführung der Ergebnisse. Dabei wird die Planung häufig in zwei oder drei Phasen detaillierter: die grobe Planung aus einer Vorstudie wird in einer Hauptstudie verfeinert; bei großen Projekten schließen sich Teilstudien an, um umsetzungsreife Pläne auszuarbeiten. Erst danach werden diese Pläne umgesetzt.

Ein standardisiertes Vorgehen zur Planung (sei es in einer Vor-, Haupt- oder Teilstudie) bietet der Planungszyklus mit sechs Schritten:

• Im Auftrag stimmt der Projektleiter mit dem Auftraggeber die Phase ab, indem z. B. Ziele und Termine festgelegt werden.
• Im Schritt Erhebung und Analyse werden Informationen zum Istzustand gesammelt und aufbereitet (geordnet).
• Die Ermittlung der Anforderungen trägt die Bedürfnisse von Kunden, Betroffenen, Entscheidern und sonstigen Stakeholdern an die künftige Lösung (Sollzustand) zusammen.
• Im Lösungsentwurf werden eine oder mehrere Varianten der Lösung beschrieben.
• Die Bewertung stellt diese Varianten den Zielen gegenüber.
• Damit kann in der Auswahl durch den Entscheider die Variante weiter verfolgt werden, die die Ziele am besten erfüllt.

Zu den einzelnen Schritten gibt es hilfreiche Techniken (Werkzeuge/Tools), die wir uns in späteren Blinks anschauen.

Ein wesentlicher Vorwurf an das Wasserfall-Modell: es dauert wegen der (umfangreichen) Vorabplanung lange, bis das Ergebnis (Lösung) tatsächlich genutzt werden kann.

Iterative Methoden

Nicht immer sind die Voraussetzungen für ein planbasiertes Vorgehen gegeben. Anforderungen ändern sich im Projektverlauf oder sie werden bei großen bzw. langen Projekten erst nach und nach bekannt.

Aus diesen Gründen sind iterative und agile Methoden entwickelt worden. Sie setzen darauf, schneller (Teil-)Ergebnisse zur Verfügung zu stellen. Diese werden in Zeitfenstern (Iterationen) von einigen Wochen erarbeitet. Zu den iterativen Vorgehensmodellen kann man folgende zählen:

• Der oben beschriebene Planungszyklus ergänzt um Umsetzung und Einführung kann iterativ (mehrmals) als eigenständige Methode durchlaufen werden.
• Das V-Modell XT, das seinen Ursprung in der öffentlichen Verwaltung hat.
• Das Versionenkonzept stellt (wie der Name vermuten lässt) Versionen nach und nach zur Verfügung
• Das Haubentaucher-Modell heißt wie der gleichnamige Vogel, der ins Wasser eintaucht. Übertragen bedeutet dies, dass ein Teilprojekt nach dem anderen umgesetzt und eingeführt wird.
• Beim Prototyping werden Prototypen (z. B. mit steigendem Funktionsumfang) entwickelt.

Agile Methoden

Der Übergang von iterativen zu agilen Methoden ist fließend. Agile Ansätze bieten nicht nur Vorgehensmodelle, sondern zusätzlich Prinzipien, Werte und Verhaltensweisen. Beispielhaft seien drei Prinzipien genannt:

• “Nutze selbst späte Veränderungen zum Vorteil des Kunden.” (Teil-)Ergebnisse werden regelmäßig dem Kunden vorgestellt. Daraus resultierende geänderte oder neue Anforderungen sollen berücksichtigt werden, auch wenn dies heißt den bisherigen Plan “über den Haufen zu werfen”.
• “Ermögliche und fördere die Selbstorganisation des Teams bei Planung und Umsetzung.” Nicht ein Projektleiter plant, steuert und kontrolliert federführend die Arbeit, sondern das Team übernimmt dies weitestgehend selbst.
• “Reflektiere den Arbeitsprozess in regelmäßigen Abständen und verändere ihn, um effektiver zu werden.” Einerseits bieten agile Methoden Vorgaben zur Zusammenarbeit, andererseits ist die Zusammenarbeit immer wieder zu hinterfragen und ggf. zu verbessern, und zwar regelmäßig während des Projekts.

Die am häufigsten genutzte agile Methode ist wahrscheinlich Scrum. Daneben gibt es z. B. Adaptive Software Development (ASD), Crystal, Feature Driven Development (FDD), eXtreme Programming (XP).

In Scrum werden die Iterationen als Sprints bezeichnet. Diese dauern in der Regel zwei, drei oder vier Wochen. Am Ende eines Sprints steht (idealerweise) mindestens eine Funktionalität, die Kundenanforderungen umsetzt und die der Kunde (bzw. Anwender) nutzen kann. Dieses (Teil-)Ergebnis wird auch als Inkrement bezeichnet.

Weitere Methoden

Es gibt weitere Vorgehensmodelle, die im Ansatz ebenfalls agil sind. Sie entstanden schon in der Mitte des vorigen Jahrhunderts, als von Agilität noch keine Rede. Kanban und Kaizen stammen aus der japanischen Gedankenwelt, in der ein empirisches, schrittweises Vorgehen bei der Rationalisierung der Fertigung im Vordergrund steht.

Kanban wird im organisatorischen Umfeld häufig weniger als Methode (Vorgehensmodell) sondern als eine Technik (Werkzeug) angewendet. Die im Projekt anfallenden Anforderungen oder Aufgaben werden dazu in einem (physischen oder elektronischen) Kanban-Board hinterlegt. In der Regel werden mindestens vier Spalten genutzt: Backlog (oder Ideenspeicher), To Do (zu erledigen), Doing (in Arbeit), Done (erledigt). Wird das oben erwähnte Prinzip der Selbstorganisation angewendet, bewegt das Projektteam die Aufgaben selbstständig durch die Spalten, von links (Backlog) nach rechts (Done) .

Kaizen strebt die schrittweise, punktuelle Perfektionierung oder Optimierung eines Produktes oder Prozesses an. In westlichen Ländern wurde dieses Konzept unter der Bezeichnung KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) übernommen. Im japanischen Denken wird Kaizen umfassender verstanden: als Philosophie einer ständigen, sichtbaren Veränderung.

Ausblick

Wie wähle ich die richtige Methode aus, wie wende ich Methoden praxisgerecht an? Das erlebst und setzt Du um in einem ibo-Training zu Organisationsentwicklung oder Business-Analyse.

In diesem Blink haben wir uns Methoden angesehen, die ein Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren. Im nächsten Blink betrachten wir das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt. Danach geht es mit Projektmanagement sowie zahlreichen Techniken und Tools weiter, die die (Projekt-)Arbeit unterstützen.

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Rückblick

Nach einem Überblick zum Buch wird im ersten Blink das erste Kapitel “Grundlagen” des Buchs „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ zusammengefasst.