Lösungsentwurf – Blink 9 zu „Organisation und Business Analysis“

Wer will sie nicht: richtig tolle Lösungen?!
Je nach Sachverhalt oder Projekt sind unterschiedliche Lösungen sinnvoll: zum Beispiel neue IT-Anwendungen, organisatorische Änderungen, optimierte Geschäftsprozesse. Wobei Lösungen –als Verbesserungen des Istzustands – häufig als IT-Lösungen auftreten.

Um insbesondere aus den Anforderungen der Stakeholder (vgl. den letzten Blink zur Anforderungsermittlung) Lösungen zu entwickeln, bieten sich vier methodische Ansätze an:

• Traditionelle Technik (Erfahrungswissen)
• Kreativitätstechniken als nützliche Werkzeuge der geistigen Arbeit und zur Suche neuer Lösungen
• Mindmaps zur Darstellung einer geistigen “Landkarte”
• Entwurfstechniken, die sich bei einer (punktuellen) Verbesserung der Ausgangssituation bewährt haben; dazu gehören FMEA und SCAMPER

Kurz zum Kontext:
Durch 450 Seiten in 15 min – diesen Anspruch haben Blinks (kurze Zusammenfassungen eines Sachbuchs). Die 15 min haben wir schon mit den bisherigen 8 Blinks verbraucht 😉
Daher steigen wir gleich ein in dieses Blink Nummer 9: Techniken des Lösungsentwurfs.

Traditionelle Technik

Die sogenannte traditionelle Technik orientiert sich vergleichsweise stark an der Ist-Situation. Die Technik setzt auf vorhandenes Wissen, Erfahrung, logische Einsicht, vergleichbare Fragestellungen, um Lösungen für die Probleme zu erarbeiten.
Vorteilhaft ist, dass mit relativ geringem Risiko meistens schnell Ergebnisse erarbeitet werden können. Allerdings dürften neue, unkonventionelle und unter Umständen bahnbrechende Lösungen – wenn überhaupt – eher zufällig als systematisch entstehen.

Kreativitätstechniken

Auf unkonventionelle und unter Umständen bahnbrechende Lösungen setzen Kreativitätstechniken. Das Ziel dabei ist es, aus vorhandenen Denkmustern oder Denkschablonen auszubrechen.

Verschiedene Kreativitätstechniken sind möglich. Wir skizzieren hier Brainstorming, Methode 635, morphologische Analyse, Synektik und sechs Hüte von de Bono.

Brainstorming ist die wahrscheinlich bekannteste und am häufigsten angewandte Technik. Sie dient gemeinsamem Nachdenken und damit gemeinsamer Ideenfindung zu einem vorgegebenen Problem unter der Leitung eines Moderators.
Wie auch bei den anderen Kreativitätstechniken sind einige Regeln zu beachten. Dazu gehören: keine Kritik oder Bewertung, Quantität vor Qualität, auch “spinnen” ist erlaubt.

Da das Einhalten dieser Spielregeln (oft) schwerfällt, wurde die Methode 635 aus dem Brainstorming entwickelt. Sie zeichnet sich durch eine höhere Formalisierung aus: 6 Teilnehmer schreiben je 3 Ideen auf je ein Blatt Papier. Die Blätter werden nach und nach (insgesamt fünfmal) weitergegeben, sodass jeder Teilnehmende jedes Blatt einmal erhält, um seine Ideen zu ergänzen. Das fördert die Konzentration auf die Weiterentwicklung bereits produzierter Ideen.

Die Morphologie setzt auf Denken in geordneter Form. Kern der morphologischen Analyse ist eine Matrix. In der ersten Spalte werden 5-10 möglichst voneinander unabhängige Problemfelder aufgelistet, für die Lösungen gefunden werden müssen. In die Zeile hinter das jeweilige Problemfeld werden jeweils mindestens 3 Lösungsideen notiert. Die Lösungsideen zu allen Problemfeldern werden anschließend zu einer oder mehreren Lösungsvarianten zusammengefasst.

Die Synektik (griechisch: etwas miteinander in Verbindung bringen, verknüpfen) ist eine Kreativitätstechnik, in der systematisch nach Analogien gesucht wird, um damit unbewusste Denkprozesse anzuregen. Dazu wird versucht, das Bekannte zu verfremden und das Unbekannte vertraut zu machen. Dabei entfernt man sich sachlich zuerst immer weiter von dem eigentlichen Problem.
Beispielsweise kann man das Problem vom betrieblichen Umfeld in die Natur übertragen und dort nach möglichen Lösungen suchen. Diese sind dann die Grundlage für die eigentliche Ideenfindung am ursprünglichen Problem.

Das größte Problem menschlichen Denkens und Problemlösens ist laut de Bono, dass Menschen versuchen, zu viel gleichzeitig zu tun. Er schlägt vor: „Setzt euch mit allen Facetten eines Problems auseinander, aber tut es nicht gleichzeitig! Konzentriert euch jedes Mal auf nur einen Aspekt, indem ihr euch gedanklich einen Hut aufsetzt.” Die Sechs Hüte von de Bono sind

• weißer Hut: neutral und objektiv; objektiv bewiesene oder beweisbare Fakten und Zahlen
• roter Hut: steht für einen emotionalen Blick auf das Problem
• schwarzer Hut: steht für Vorsicht und warnt vor Schwächen, Widerständen und Risiken
• gelber Hut: Vorteile und neue Möglichkeiten; bewusst als Gegenposition zum schwarzen Hut
• grün Hut: steht für Natur, Wachstum und Fruchtbarkeit; betont Kreativität und neue Ideen
• blauer Hut: bedeutet Kühle und Nüchternheit; “dirigiert” die anderen Hüte.

Mindmap

Eine Mindmap ist eine grafische Darstellung für eine „geistige Landkarte“. Mit ihrer Hilfe sollen Begriffe, die zu einem zentralen Thema führen oder zu ihm gehören, aufbereitet und leicht leserlich gemacht werden. Dazu wird ein Begriff (z. B. Problem, Thema, Lösung) zentral angeordnet, z. B. auf einem A4-Blatt. Von diesem Begriff verzweigen dann Linien, die sachlich zu dem Ausgangsbegriff gehören. Auf den Linien stehen beispielsweise Ursachen für das zu Problem oder dazu passende Lösungsideen.

FMEA – Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse

Die ursprüngliche Bezeichnung für die FMEA lautet Failure Mode and Effects Analysis. Zu Beginn wurde sie primär in Produktionsunternehmen eingesetzt. Heute wird sie auch für organisatorische Prozesse und IT-Anwendungen genutzt.

Sie wird normalerweise durch ein Formblatt unterstützt, das die folgenden Spalten aufweist, womit gleichzeitig auch die Schritte der FMEA beschrieben werden:

• Teilprozess oder Teilprodukt, das untersucht wird
• Potenzielle Fehler, die dazu führen, dass das Produkt oder der Prozess nicht die gewünschten Ergebnisse bringt
• Art der Wirkungen potenzieller Fehler auf das Ergebnis
• Intensität der Wirkung des potenziellen Fehlers (von “ärgerlich” bis “sehr schlimm”, z. B. mit Rangskala von 1 bis 10)
• Mögliche Ursachen für das Auftreten des Fehlers
• Häufigkeit des Auftretens der Fehlerursache (von sehr selten bis eher häufig, z. B. mit Skala von 1 bis 10)
• Welche Maßnahmen zur Fehlervermeidung werden bereits ergriffen?
• Wahrscheinlichkeit, dass die mögliche Fehlerursache entdeckt wird (auch hier z. B. mit einer Skala von 1 bis 10)
• Risiko-Prioritäten-Zahl (RPZ, risk priority number) berechnen = Intensität * Häufigkeit * Entdeckungswahrscheinlichkeit
• Maßnahmen vereinbaren, die dazu beitragen können, dass Fehlermöglichkeiten und deren Einflüsse vermindert werden
• RPZ neu berechnen unter Berücksichtigung der Maßnahmen.

SCAMPER

SCAMPER ist ein Kunstwort (Akronym), das sich aus den ersten Buchstaben einer Liste von Verben zusammensetzt. Diese Verben sollen bei der Lösungssuche dazu beitragen, mögliche Lösungsansätze zu erkennen:

• Substitute (ersetzen)
• Combine (kombinieren, verbinden)
• Adapt (anpassen)
• Modify (verändern)
• Put to other uses (anderweitig verwenden)
• Eliminate (beseitigen)
• Reverse/rearrange (anders anordnen)

Beispielsweise kann für einen Teilprozess überlegt werden, ob er ersetzt (substitute) werden kann. Dies könnte geschehen, indem der Kunde diesen Teilprozess selbst ausführt (Self-Service) oder die Schritte automatisiert werden.

Ausblick

So viel zu diesem Blink Techniken des Lösungsentwurfs. Weiter geht es mit Blink 10 zu Techniken der Bewertung.

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Rückblick

Nach einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“ wird im ersten Blink das erste Kapitel „Grundlagen“ zusammengefasst.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
Das siebte Blink widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?
Das achte Blink dreht sich um Anforderungsermittlung: Wie lassen sich aus den Ergebnissen der vorhergehenden Schritte Anforderungen ableiten?