Du sollst in deinem beruflichen Alltag agil sein und gleichzeitig stabil arbeiten? Gar nicht so einfach. Mit Kanban Agilität und Stabilität im Einklang halten, also gleichzeitig flexibel handeln und sichere Entscheidungen treffen – das klingt nach der Quadratur des Kreises.
Im ersten Teil haben wir auf VUCA geschaut, einem zentralem Grund für mehr Agilität in Unternehmen. In diesem zweiten Teil schauen wir uns Kanban an. Vielleicht kennst du das aus Kanban abgeleitete Tool, nämlich das Kanban-Board. Dazu gibt es unten mehr Infos. Zunächst die Frage:
Woher kommt Kanban?
Zu Kanban und Kanban-Boards gibt es einen historischen Vorgänger: In den 1940ern gab es bei Toyota Probleme bei der Produktion der Autos: Die rechtzeitige Bereitstellung von Teilen. Wann wird am entsprechenden Arbeitsplatz von welchem Teil wie viel benötigt? Immer wieder kam es dazu, dass die Realität anders aussah als die Planung: an einer Stelle lag zu viel Material und an anderer Stelle fehlte Material.
Wie begegnet man diesen Problemen? Mit folgender Idee: nicht zentral und lange vorher planen, sondern dezentral steuern und zeitnah prüfen, was tatsächlich wo in der Produktion benötigt wird.
Kanban im Supermarkt
Ein Supermarkt verdeutlicht die grundlegende Idee bei Kanban.
Kunden nehmen Artikel aus dem Regal. Die Mitarbeiter im Supermarkt prüfen, wo es eine Lücke im Regal gibt. Sie holen dann z. B. die Suppendosen oder die Spaghetti-Packungen aus dem Lager und füllen das Regal nach.
Sie schauen nach, ob im Lager noch genügend Artikel vorhanden sind. Falls nicht, wird geprüft, ob eine Lieferung bereits unterwegs sind oder ob nachbestellt werden muss.
Und der Hersteller prüft, ob seine Ware bereits unterwegs zum Supermarkt ist, ob bei ihm Artikel auf Lager sind oder ob er nachproduzieren muss.
Eine zentrale Vorgabe und Planung, wo etwas benötigt wird, führt zum sogenannten Push-Prinzip: Artikel werden an den vermeintlich richtigen Platz „gedrückt“.
Oft ist aber das Pull-Prinzip sinnvoller: Wo etwas weggenommen wird, wird darüber informiert, dass nun etwas fehlt. Ist der verbleibende Vorrat zu gering, wird nachgelegt oder nachbestellt.
Artikel werden dadurch nicht „gedrückt“ (Push), sondern „gezogen“ (Pull): vom Kunden aus dem Regal „gezogen“, vom Supermarktlager ins Regal „gezogen“, vom Lkw ins Supermarktlager „gezogen“ usw.
Kanban, Pull und agiles Arbeiten
Kanban und das Pull-Prinzip erleichtern und ermöglichen agiles Arbeiten. In unserem beruflichen Alltag sind es nicht Suppendosen oder Spaghetti-Packungen, sondern oft Anforderungen oder andere Aufgaben. Diese werden z. B. in einem (Software-)Projekt, im Rahmen einer organisatorischen Veränderung oder in einem anderen Kontext bearbeitet.
Analog zu „Wir ziehen uns immer wieder Artikel aus dem Supermarktregal“ lautet die Aussage: „Wir ziehen uns immer wieder Arbeit aus einem Regal“.
- Die Arbeit sind dann Anforderungen oder andere Aufgaben. Diese werden auf (Kanban-)Karten vermerkt.
- Das Regal ist eine Spalte in einem Board – einem Kanban-Board. Alle Aufgaben, die im gleichen oder ähnlichen Bearbeitungsstatus sind, werden in einer gemeinsamen Spalte aufgeführt.
Beispiel für ein Kanban-Board
Initial werden alle Aufgaben im Backlog hinterlegt. Nach und nach werden diese Aufgaben oder Anforderungen „gezogen“, nämlich wenn der Bearbeitungsstatus sich ändert. Eine einfache Logik ist vom Backlog ins To Do zu ziehen, um zu signalisieren, dass die Aufgabe „dran ist“. Vom To Do wird ins Doing gezogen, wenn die Aufgabe bearbeitet wird. Und schließlich ins Done, wenn die Aufgabe fertiggestellt ist .
Kanban-Board und das Pull-Prinzip
Im Board gilt das Pull-Prinzip. Nicht eine zentrale Person gibt die Aufgaben vor und weist sie anderen Personen zur Bearbeitung zu. Sondern die Bearbeiter ziehen sich die Aufgaben in die nächste Spalte, wenn sie die Arbeitskapazitäten haben, wenn sie die Zeit und die Fähigkeiten haben, um die Aufgaben zu bearbeiten.
So „wandern“ die Karten von links nach rechts im Kanban-Board – idealtypisch mit dem Pull-Prinzip.
In diesem Blog-Artikel zu „Kanban: Agilität und Stabilität im Einklang“ haben wir insbesondere auf Kanban geschaut. Im Blog-Artikel zuvor ging es um VUCA.
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