Alles ist ein Prozess – und das wird zu oft übersehen (Blink #12)

Wahrscheinlich weiß jeder, was ein Projekt ist.
Beim Begriff Prozess sieht das leider anders aus: Bedeutung und Relevanz von Prozessen sind weniger verbreitet – so zumindest meine Erfahrung. Dabei arbeitet jeder von uns in Arbeitsabläufen, die sich täglich (oder wöchentlich) wiederholen. Und jeder ärgert sich immer wieder mal, wenn diese Abläufe nicht funktionieren, wenn Prozesse zu lange dauern oder unnötig kompliziert sind – sei es als Beteiligter oder als Kunde eines Prozesses.

In bereits elf Blinks (siehe Links am Ende dieses Artikels) haben wir kompakte Impulse bekommen aus dem Buch „Organisation und Business Analysis„.

In diesem Blink #12 geht es um Prozessorganisation/Prozessmanagement. Es ist wichtig u. a. zu regeln,

• wie die Aufgaben eines Prozesses zu erfüllen sind
• welche Schritte in welcher zeitlichen Folge zu tun sind
• ob es in einem Prozess Verzweigungen gibt, z. B. für parallel arbeitende Stel­len
• unter welchen Bedingungen Aufgaben zu erledigen sind.

Wichtige Ziele sind dabei insbesondere:

• kurze Durchlaufzeit des Prozesses
• hohe Termin- und Liefertreue
• niedrige Prozesskosten
• niedrige Fehlerrate, Fehlerkosten, Ausschuss
• hohe Kundenzufriedenheit.

Bei der grafischen Darstellung von Prozessen werden zwei unterschiedliche Herangehensweisen verwendet:

• Vorgangsgesteuerte Prozesskette (VPK), bei der die die zu bewältigenden Aufgaben (Aktivitäten, Prozessschritte) im Vordergrund stehen
• Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK), die Auslöser, Zwischen- oder Endergebnisse von Prozessen als wesentlichen Bestandteil darstellt.

Sollen besondere Inhalte des Geschäftsprozesses hervorgehoben werden, spricht man von der „Sicht“ auf den Prozess:

• Prozesssicht – Struktur des Prozesses mit zeitlichen und logischen Beziehungen zwischen den Aufgaben
• Organisationssicht – Beteiligte und deren Zuständigkeiten
• IT-Sicht (Sachmittelsicht) – genutzte Sachmittel bzw. Hardware und Programme
• Datensicht – eingehende, verarbeitete und ausgehende Daten (Informationen)
• Risikosicht – Risiken im Prozess werden aufgezeigt und bei Bedarf durch Kontrollen minimiert.

Zur Prozessdokumentation können verschiedene Techniken genutzt werden, die im Folgenden skizziert werden:

• Verbale Beschreibung
• Prozesslandkarte
• Geblockter Text
• Matrix
• Folgeplan, Prozessdiagramm
• Business Process Model and Notation (BPMN)
• Aktivitätsdiagramm der UML
• Entscheidungstabelle
• Decision Model and Notation (DMN)
• Organisationshandbuch

Verbale Beschreibung

In der verbalen Beschreibung wird ein Prozess in der Form eines fortlau­fenden Textes dokumentiert, unterstützt durch Einrückungen, Unterstreichungen, Bilden von Absätzen.

Obwohl die verbale Beschreibung am wenigsten geeignet ist, Zusammenhänge darzu­stellen und Prozesse gut leserlich zu machen, ist sie in der Praxis immer noch anzutreffen.

Prozesslandkarte

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersichte über Gesamtheit der Prozesse eines Unternehmens oder eines Bereiches. Sie soll zur Orientierung dienen, ohne dabei konkrete Prozesse mit ihren Inhalten zu beschreiben.

Auf oberster Ebene gliedert eine Prozesslandkarte die Prozesse häufig in drei Kategorien: Führungsprozesse (Managementprozesse), Ausführungsprozesse (Kundenprozesse, Kernprozesse) und Unterstützungsprozesse (Supportprozesse).

Geblockter Text

Mit geblockten Texten lassen sich Prozessbeziehungen grafisch unterstützt darstellen. Aufgaben, Bedingungen und weitere Informationen werden in Felder ge­schrieben, die durch horizontale und vertikale Trennlinien gebildet werden. Diese Felder werden Blöcke genannt.

Die geblockten Texte werden häufig mit Arbeitsanweisungen gleichgesetzt.

Matrix

Eine Matrix bietet eine tabellarische Übersicht über einen Prozess. So werden zum Beispiel die Aufgaben in den Zeilenfeldern und die Aufgabenträger in den Spaltenfeldern eingetragen.

Folgeplan, Prozessdiagramm

Ein Aufgabenfolgeplan/Prozessdiagramm ist eine grafisch-strukturelle Technik. Mit seiner Hilfe werden die Aufgaben in eine zeitliche bzw. logische Folge gebracht. Aufgaben werden in Rechtecke geschrieben und mit Flusslinien (Pfeilen) verbunden. Eine Bedingung, wie es im Prozess weitergeht (sogenannte Oder-Verzweigung) wird durch ein Sechseck bzw. eine Raute dargestellt.

Durch eine übersichtliche Symbolpalette und wenige Regeln für die Dokumentation ist ein Folgeplan/Prozessdiagramm leicht zu lesen und eignet sich für Prozessanalysen und als Arbeitsanweisung.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN ist zu einem internationalen Standard geworden. Immer mehr Unternehmen und Verwaltungen nutzen diese Dokumentationsform, weil sie einen relativ gelungenen Kompromiss darstellt zwischen leichter Verständlichkeit für alle an der Prozessgestaltung Beteiligten und der Fähigkeit, auch komplizierte Geschäftsprozesse abzubilden.

Zentraler Ergebnistyp der BPMN ist das Kollaborationsdiagramm, eine grafische Prozessbeschreibung, die aus standardisierten Symbolen besteht, mit denen Prozesse weitgehend vollständig abgebildet werden können. Im Vordergrund steht der Prozess der Erfüllung von Aufgaben.

Mit der BPMN-Version 2.0 wurde ein standardisiertes XML-Austauschformat definiert. Damit wird der Austausch von Prozessdaten mit anderen Werkzeugen möglich, insbesondere der Austausch zwischen fachlicher Software (z. B. zur Modellierung und Analyse von Prozessen) und Tools, welche eine Prozessautomatisierung unterstützen. Das Instrumentarium von BPMN spielt seine Stärken daher besonders im Umfeld von IT-Anwendungen aus.

Aktivitätsdiagramm der UML

Das Aktivitätsdiagramm ist ein Werkzeug der UML. Die Unified Modeling Language kann ein wichtiges Werkzeug insbesondere der (objektorientierten) Softwareentwicklung sein.

Die Aktivitätsdiagramme können sowohl in der Analyse-/Definition- als auch in der Entwurf-/Designphase eines Projekts eingesetzt werden. In der Analysephase werden die Diagramme im Wesentlichen zur Darstellung der Geschäftsprozesse genutzt, in der Entwurfsphase zur Modellierung interner Systemprozesse, die als Vorgaben für den späteren Systembau dienen.

Entscheidungstabelle

Wenn in einem Prozess viele Bedingungen auftreten, werden Prozesse leicht unübersichtlich. Werden die Entscheidungen herausgelöst und in einer Entscheidungstabelle dokumentiert, können die eigentlichen Prozesse schlanker gestaltet werden, was deren Pflege wiederum erleichtert.

Entscheidungstabellen enthalten Bedingungen (Wenn) und Aktionen (Dann). So kann beispielsweise geregelt werden: Wenn ein Neukunde bestellt und der Bestellwert größer als 100 € ist, dann versende nur per Nachnahme oder Vorkasse.

Decision Model and Notation (DMN)

Die Decision Model and Notation ist eine Modifikation der klassischen Entscheidungstabelle. Mit ihr können Entscheidungen z. B. durch Fachanwender modelliert und in einer sogenannten Decision Engine automatisiert ausgeführt werden.

Neben der tabellarischen Darstellung gibt es die Entwicklungssprache FEEL (Friendly Enough Expression Language), die es ermöglicht, die Dokumentation und die Ausführung von Entscheidungen mit der gleichen Sprache zu bewältigen.

Organisationshandbuch

Unter einem Organisationshandbuch – alternativ als Unternehmenshandbuch oder Qualitätsmanagement-Handbuch bezeichnet – wird eine gegliederte Zusammenfassung der allgemein gültigen betrieblichen Regelungen und Vorschriften verstanden. Sie bestehen normalerweise aus vier Bestandteilen:

• Allgemeiner Teil mit Strategie, Unternehmungszielen, Unternehmungspolitik, Satzung etc.
• Aufbauorganisation mit Organigramm, Besetzungsplan, Kostenstellenplan, Stellenbeschreibungen, Geschäftsordnung, Unterschriftenregelung, Kassenvollmachten
• Prozessorganisation mit Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Verfahrensregelungen und ähnliches
• Anhang mit Begriffssystem, Nummernsystem, Abkürzungsverzeichnis, Verkaufs- und Lieferbedingungen usw.

Neben dem Organisationshandbuch gibt es spezialisierte Handbücher wie z. B. Bereichshandbücher (für Einkauf, Personal, Rechnungswesen), Projektmanagement-Verfahren, Handbuch der Systementwicklung etc.

So viel zum heutigen Blink. Zwei Blinks stehen noch aus für „Organisation und Business Analysis„. Abonniere den Blog für rechtzeitige Infos über neue Inhalte.

Rückblick

Wir starten mit einem Überblick zum Buch „Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken“
Das erste Blink fasst das Kapitel „Grundlagen“ zusammen.
Das zweite Blink erläutert Methoden, die ein Projekt oder Vorhaben in zeitlicher Hinsicht strukturieren.
Das dritte Blink betrachtet das Systemdenken, das zur inhaltlichen Strukturierung eines Projekts beiträgt.
Das vierte Blink befasst sich mit den besonderen organisatorischen Vorkehrungen Projektmanagement, da Projekte normalerweise in ihrer konkreten Form einmalig sind.
Im fünften Blink geht es um Auftragserteilung – Was wird von mir erwartet und wie „laufe“ ich zielgerichtet los?
Das sechste Blink trägt den Titel „Ermittlung leicht gemacht“: Wie kann ich – insbesondere für den Istzustand – die notwendigen Informationen erheben?
Das siebte Blink widmet sich der Analyse. Analysiert hat wahrscheinlich schon jeder von uns. Aber systematisch und vollständig?
Das achte Blink dreht sich um Anforderungsermittlung: Wie lassen sich aus den Ergebnissen der vorhergehenden Schritte Anforderungen ableiten?
Im neunten Blink haben wir gesehen, wie Lösungsentwürfe aus Anforderungen entwickelt werden.
Im zehnten Blink geht es um Entscheidungsfindung.
Das elfte Blink beschäftigt sich mit Aufbauorganisation.